วิธีการแทรกวันที่ปัจจุบันโดยอัตโนมัติในเทมเพลต Excel เมื่อสร้าง

การสร้างเทมเพลต Excel ที่สามารถแทรกวันที่ปัจจุบันโดยไม่ต้องใช้มาโครเมื่อเปิดเอกสารใหม่ สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและทำให้ข้อมูลถูกต้อง ฟังก์ชันนี้อาจดูเรียบง่าย แต่ความท้าทายอยู่ที่การทำมันโดยไม่พึ่งพาไปยังมาโคร ซึ่งอาจนำไปสู่วิธีการที่ผู้ใช้ต้องตั้งค่าก่อนและความผิดพลาดได้ ในโพสต์นี้ เราจะสำรวจวิธีการที่เป็นไปได้ในการทำสิ่งนี้และให้คำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับแต่ละวิธี

ความท้าทาย: แทรกวันที่โดยไม่ใช้มาโคร

เมื่อสร้างเทมเพลต Excel (*.xlt) คุณต้องการให้วันที่ปัจจุบันแสดงโดยอัตโนมัติเมื่อไฟล์ถูกเปิด อย่างไรก็ตาม การใช้มาโครจำเป็นต้องให้ผู้ใช้เปิดการใช้งาน ซึ่งอาจไม่เหมาะในทุกกรณี ดังนั้นเราจึงต้องหาวิธีทางเลือกที่รักษาความสะดวกของผู้ใช้ในขณะเดียวกันก็ให้ฟังก์ชันที่ต้องการได้

ตัวเลือกที่ 1: การใช้ฟังก์ชัน =TODAY()

ภาพรวม

หนึ่งในวิธีที่เรียบง่ายคือการใช้ฟังก์ชันเวิร์กชีต =TODAY() ฟังก์ชันนี้จะอัปเดตเซลล์โดยอัตโนมัติเพื่อแสดงวันที่ปัจจุบันทุกครั้งที่แบบฟอร์มถูกคำนวณใหม่ อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าวิธีนี้อาจไม่ตรงตามเป้าหมายของคุณในการบันทึกวันที่เมื่อสร้าง เนื่องจากมันจะเปลี่ยนแปลงเมื่อเปิดเวิร์กบุ๊ก

วิธีการทำงาน

• เปิดเทมเพลต Excel ของคุณ
• คลิกที่เซลล์ที่คุณต้องการให้วันที่ปรากฏ (เช่น A1)
• ป้อนสูตร: =TODAY()
• บันทึกเทมเพลต

ข้อจำกัด

• วันที่จะรีเฟรชทุกครั้งที่เปิดหรือคำนวณใหม่ไฟล์ ซึ่งอาจไม่ให้บันทึกวันที่ที่สร้างขึ้นในครั้งแรก

ตัวเลือกที่ 2: การเชื่อมโยงวันที่กับเหตุการณ์ Workbook_Open (ขึ้นอยู่กับมาโคร)

ภาพรวม

วิธีที่มีการควบคุมมากขึ้นคือการใช้เหตุการณ์ Workbook_Open ใน VBA (Visual Basic for Applications) วิธีการเขียนโค้ดนี้อนุญาตให้คุณกำหนดเซลล์ที่เฉพาะเจาะจง (เช่น A1) ให้มีวันที่ปัจจุบันเมื่อเปิดเวิร์กบุ๊ก

วิธีการดำเนินการ

1. เปิดเทมเพลตใน Excel.

2. เข้าถึง VBA Editor:

   • กด ALT + F11 เพื่อเปิด Visual Basic for Applications editor.

3. ค้นหาเทมเพลต: ใน Project Explorer ค้นหาไฟล์เทมเพลตของคุณ (ควรมีชื่อประมาณ ThisWorkbook).

4. แทรกโค้ด:

   • ดับเบิ้ลคลิกที่วัตถุ ThisWorkbook.
   • ป้อนโค้ดต่อไปนี้:

   Private Sub Workbook_Open()
       ThisWorkbook.Worksheets("Sheet1").Range("A1").Value = Date
   End Sub
   

5. บันทึกเทมเพลต: บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ โดยตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์ประเภทยังคงเป็น Excel Template (*.xlt).

ความไว้วางใจกับลายเซ็นดิจิทัล

เพื่อลดปัญหาการเกิดข้อความเตือนมาโคร คุณสามารถลงลายเซ็นดิจิทัลกับมาโครของคุณ:

• ไปที่ VBA IDE ที่ Tools > Digital Signature....
• เลือกหรือลงชื่อในใบรับรองดิจิทัล.
• แจ้งให้ผู้ใช้ทราบว่าพวกเขาต้องเชื่อถือใบรับรองนี้เมื่อใช้ครั้งแรก หลังจากนั้นพวกเขาจะไม่พบข้อความเตือนอีก.

ข้อควรพิจารณา

• ค่าใช้จ่ายของใบรับรอง: การขอรับใบรับรองดิจิทัลจากหน่วยงานรับรองเชิงพาณิชย์มักจะมีค่าใช้จ่าย.
• ประสบการณ์ของผู้ใช้: ผู้ใช้ต้องเรียนรู้ที่จะเชื่อถือใบรับรองของคุณเพื่อข้ามข้อความเตือนในอนาคตเมื่อเปิดเทมเพลต.

สรุป

โดยสรุป แม้ว่ามันอาจจะดูท้าทายในการแทรกวันที่ปัจจุบันโดยอัตโนมัติในเทมเพลต Excel ของคุณโดยไม่พึ่งพาไปยังมาโคร แต่ก็ยังมีตัวเลือกเช่นฟังก์ชันเวิร์กชีต =TODAY() และวิธีการเขียนโค้ดเหตุการณ์ Workbook_Open พิจารณาผู้ใช้ของคุณและระดับการเข้าถึงที่พวกเขามีต่อใบรับรองดิจิทัลเมื่อคุณตัดสินใจเกี่ยวกับวิธีสุดท้ายของคุณ โดยการใช้เทคนิคเหล่านี้ คุณสามารถทำให้กระบวนการของคุณมีประสิทธิภาพและรักษาความชัดเจนในเอกสารของคุณ.