การเชื่อมโยงเอกสารสำนักงานสองฉบับ: คู่มือทีละขั้นตอนเพื่อการอัปเดตข้อมูลโดยอัตโนมัติ

บทนำ

คุณเคยพบว่าต้องจัดการกับสเปรดชีตจำนวนมากหรือไม่ โดยแต่ละอันมีข้อมูลสำคัญที่ต้องซิงค์กันอยู่หรือไม่? การทำให้ทุกอย่างสอดคล้องกันอาจเป็นเรื่องท้าทาย โดยเฉพาะเมื่อมีการอัปเดตในเอกสารหนึ่งแต่ไม่เกิดขึ้นในอีกเอกสารหนึ่ง หากคุณกำลังใช้ Microsoft Office คุณอาจสงสัยว่า มีวิธีใดบ้างในการสร้างลิงก์สดระหว่างสองสเปรดชีตเพื่อให้คุณสามารถอัปเดตข้อมูลในเอกสารหนึ่งแล้วสะท้อนการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นในอีกเอกสารหนึ่งโดยอัตโนมัติ โชคดีที่มีวิธีการที่ทำงานได้สำหรับทั้ง Office 2003 และ Office 2007 ในบทความนี้ เราจะแนะนำคุณผ่านขั้นตอนการเชื่อมโยงสเปรดชีตสองชุดเพื่อให้สามารถแชร์ข้อมูลได้อย่างราบรื่น

การเข้าใจปัญหา

ลองนึกภาพว่าคุณมีสเปรดชีตสองชุด คือ สเปรดชีต A และ สเปรดชีต B ทั้งสองมีจุดประสงค์เฉพาะในเวิร์กโฟลว์ของคุณ แต่มีข้อมูลเฉพาะ (สมมุติอยู่ในคอลัมน์ AD743) ที่ต้องเหมือนกันในทั้งสอง บทความจะให้แนวทางในการอัปเดต สเปรดชีต A และทำให้ สเปรดชีต B สะท้อนการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นโดยไม่ต้องป้อนข้อมูลซ้ำ ข่าวดีคือ คุณสามารถเชื่อมโยงสเปรดชีตทั้งสองชุดได้!

ข้อพิจารณาที่สำคัญ:

• แชร์เครือข่าย: สเปรดชีตทั้งสองตั้งอยู่บนแชร์ LAN ที่แยกจากกัน
• เวอร์ชันของ Office: วิธีแก้ปัญหาต้องทำงานได้ทั้ง Office 2003 และ Office 2007
• ความชื่นชอบฐานข้อมูล: แม้ว่า ฐานข้อมูลจะเป็นทางเลือกที่ดี แต่ข้อจำกัดบางประการทำให้ไม่สามารถใช้วิธีนี้ได้ ดังนั้นเราจึงมุ่งเน้นไปที่สเปรดชีต

ทางออก: การเชื่อมโยงสเปรดชีตของคุณ

ทำตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้เพื่อสร้างลิงก์สดระหว่างสเปรดชีตสองชุดของคุณ:

ขั้นตอนที่ 1: เปิดสเปรดชีตทั้งสองชุด

• เริ่มโดย เปิดทั้ง สเปรดชีต A และ สเปรดชีต B บนเครื่องเดียวกันเพื่ออำนวยความสะดวกในกระบวนการเชื่อมโยง สิ่งนี้จะทำให้คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นจากทั้งสองไฟล์ได้

ขั้นตอนที่ 2: ไปที่เซลล์ที่เกี่ยวข้องใน สเปรดชีต B

• ไปที่ สเปรดชีต B และคลิกที่เซลล์ที่คุณต้องการให้ข้อมูลที่เชื่อมโยงปรากฏ สำหรับตัวอย่างนี้เราจะไปที่ AD743

ขั้นตอนที่ 3: เริ่มกระบวนการเชื่อมโยง

• พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ = ลงในเซลล์ AD743 ของ สเปรดชีต B นี่จะบอก Excel ว่าคุณกำลังจะป้อนสูตร

ขั้นตอนที่ 4: อ้างอิงเซลล์ที่ต้องการใน สเปรดชีต A

• ตอนนี้สลับไปที่ สเปรดชีต A และ คลิกที่เซลล์ AD743 การดำเนินการนี้จะสร้างการอ้างอิงไปยังข้อมูลใน สเปรดชีต A

ขั้นตอนที่ 5: เสร็จสิ้นสูตร

• กด Enter คุณจะสังเกตเห็นว่าสูตรใน สเปรดชีต B จะปรากฏคล้ายกับนี้:

  =[path-to-file+file-name].worksheet-name!AD743
  

• สูตรนี้จะเชื่อมโยงสเปรดชีตทั้งสอง โดยชี้ไปที่เซลล์ที่เฉพาะเจาะจงใน สเปรดชีต A

ขั้นตอนที่ 6: อัปเดตการตั้งค่าเชื่อมต่อ

• เมื่อคุณเปิด สเปรดชีต B ในภายหลัง จะมีการแจ้งให้คุณอัปเดตลิงก์ ให้แน่ใจว่าเชื่อมต่อเครือข่ายของคุณใช้งานอยู่เพื่อให้การอัปเดตดำเนินไปอย่างราบรื่น
• อย่าลืมว่า หากชื่อหรือเส้นทางของ สเปรดชีต A เปลี่ยน ลิงก์จะขาดหายไป!

ข้อคิดสุดท้าย

การเชื่อมโยงสเปรดชีตสองชุดสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของคุณได้อย่างมาก โดยทำให้ข้อมูลสำคัญคงที่ในเอกสารต่างๆ ขณะที่วิธีนี้อาจไม่สามารถแทนที่ฐานข้อมูลที่ครบถ้วนได้ แต่เป็นวิธีการที่มีความเป็นจริงสำหรับผู้ที่ทำงานกับ Office 2003 และ Office 2007 ซึ่งต้องจัดการข้อมูลข้ามสเปรดชีตต่างๆ โดยการปฏิบัติตามขั้นตอนที่เรียบง่ายเหล่านี้ คุณสามารถสร้างลิงก์สดระหว่างเอกสารของคุณและทำให้ข้อมูลที่ล้าสมัยกลายเป็นเรื่องที่ผ่านมา

ตอนนี้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การวิเคราะห์ข้อมูลของคุณได้มากขึ้น แทนที่จะต้องอัปเดตด้วยตนเอง! หากคุณพบว่าคู่มือนี้มีประโยชน์ โปรดแบ่งปันกับเพื่อนร่วมงานหรือใครก็ตามที่อาจต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับเอกสารสำนักงานของพวกเขา