Excel Templates

So fügen Sie automatisch das aktuelle Datum beim Erstellen von Excel-Vorlagen ein

Das Erstellen einer Excel-Vorlage, die nahtlos das aktuelle Datum einfügt, wenn ein neues Dokument geöffnet wird, kann die Produktivität verbessern und Genauigkeit gewährleisten. Diese Funktionalität mag einfach erscheinen, doch die Herausforderung besteht darin, dies zu tun, ohne auf Makros zurückzugreifen, da diese zu Benutzeraufforderungen und potenziellen Fehlern führen können. In diesem Beitrag werden wir mögliche Methoden untersuchen, um dies zu erreichen und schrittweise Anleitungen für jeden Ansatz bereitzustellen.

Die Herausforderung: Datum ohne Makros einfügen

Bei der Erstellung einer Excel-Vorlage (*.xlt) möchten Sie, dass das aktuelle Datum automatisch ausgefüllt wird, sobald die Datei geöffnet wird. Allerdings erfordert die Verwendung eines Makros, dass die Benutzer es aktivieren, was nicht immer ideal ist. Daher müssen wir alternative Methoden finden, die den Komfort der Benutzer aufrechterhalten und gleichzeitig die gewünschte Funktionalität bieten.

Option 1: Verwendung der Funktion =HEUTE()

Übersicht

Eine unkomplizierte Möglichkeit besteht darin, die Tabellenkalkulationsfunktion =HEUTE() zu verwenden. Diese Funktion aktualisiert automatisch die Zelle, um das aktuelle Datum jedes Mal anzuzeigen, wenn die Arbeitsmappe neu berechnet wird. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass diese Methode nicht perfekt mit Ihrem Ziel übereinstimmt, das Datum bei der Erstellung festzuhalten, da es sich ändert, wenn die Arbeitsmappe geöffnet wird.

So funktioniert es

  • Öffnen Sie Ihre Excel-Vorlage.
  • Klicken Sie auf die Zelle, in der das Datum erscheinen soll (z. B. A1).
  • Geben Sie die Formel ein: =HEUTE().
  • Speichern Sie die Vorlage.

Einschränkungen

  • Das Datum wird jedes Mal aktualisiert, wenn die Datei geöffnet oder neu berechnet wird, was möglicherweise keinen Nachweis über das ursprüngliche Erstellungsdatum bietet.

Option 2: Datum mit dem Ereignis Workbook_Open verknüpfen (Makro-abhängig)

Übersicht

Ein weiterer, kontrollierterer Ansatz ist die Nutzung des Workbook_Open-Ereignisses in VBA (Visual Basic for Applications). Diese Programmiersprache ermöglicht es Ihnen, eine spezifische Zelle (z. B. A1) beim Öffnen der Arbeitsmappe auf das aktuelle Datum zu setzen.

So implementieren Sie dies

  1. Öffnen Sie die Vorlage in Excel.

  2. Zugriff auf den VBA-Editor:

    • Drücken Sie ALT + F11, um den Visual Basic for Applications-Editor zu öffnen.

  3. Vorlage finden: Suchen Sie in der Projektansicht Ihre Vorlagendatei (sollte etwas wie ThisWorkbook heißen).

  4. Code einfügen:

    • Doppelklicken Sie auf das ThisWorkbook-Objekt.
    • Geben Sie den folgenden Code ein:
    Private Sub Workbook_Open()
    ThisWorkbook.Worksheets("Sheet1").Range("A1").Value = Date
End Sub

  5. Vorlage speichern: Speichern Sie Ihre Änderungen und stellen Sie sicher, dass der Dateityp weiterhin eine Excel-Vorlage (*.xlt) ist.

Benutzervertrauen mit digitalen Signaturen

Um das Problem der Makroaufforderungen zu verringern, können Sie Ihr Makro digital signieren:

  • Navigieren Sie im VBA IDE zu Extras > Digitale Signatur....
  • Wählen Sie ein digitales Zertifikat aus oder erstellen Sie eines.
  • Informieren Sie die Benutzer, dass sie dieses Zertifikat bei ihrem ersten Gebrauch vertrauen müssen, danach werden sie keine Aufforderungen mehr erhalten.

Wichtige Überlegungen

  • Kosten für Zertifikate: Der Erwerb eines digitalen Zertifikats von einer kommerziellen Zertifizierungsstelle ist oft kostenpflichtig.
  • Benutzererfahrung: Benutzer müssen darin geschult werden, Ihrem Zertifikat zu vertrauen, um zukünftige Aufforderungen beim Öffnen der Vorlage zu umgehen.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es zwar herausfordernd erscheinen mag, das aktuelle Datum automatisch in Ihre Excel-Vorlage einzufügen, ohne auf Makros zurückzugreifen, es jedoch Optionen wie die Tabellenkalkulationsfunktion =HEUTE() und den Programmieransatz mit dem Workbook_Open-Ereignis gibt. Berücksichtigen Sie Ihre Benutzerbasis und den Zugang, den sie zu digitalen Zertifikaten haben, wenn Sie sich für Ihre endgültige Methode entscheiden. Durch die Nutzung dieser Techniken können Sie Ihre Abläufe optimieren und Klarheit in Ihren Dokumenten bewahren.