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Verknüpfung zweier Office-Dokumente: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu automatischen Datenaktualisierungen

Einleitung

Haben Sie sich schon einmal mit mehreren Tabellenkalkulationen beschäftigt, die alle wichtige Daten enthalten, die synchron bleiben müssen? Es kann herausfordernd sein, alles konsistent zu halten, insbesondere wenn in einem Dokument Aktualisierungen erfolgen, im anderen jedoch nicht. Wenn Sie Microsoft Office verwenden, fragen Sie sich vielleicht, ob es eine Möglichkeit gibt, einen Live-Link zwischen zwei Tabellenkalkulationen zu erstellen, der es Ihnen ermöglicht, Daten in einer zu aktualisieren und diese Änderungen automatisch im anderen widerzuspiegeln. Glücklicherweise gibt es eine Lösung, die sowohl für Office 2003 als auch für Office 2007 funktioniert. In diesem Blogbeitrag führen wir Sie durch die erforderlichen Schritte, um zwei Tabellenkalkulationen so zu verknüpfen, dass sie nahtlos Daten austauschen.

Das Problem verstehen

Stellen Sie sich vor, Sie haben zwei Tabellenkalkulationen, Tabelle A und Tabelle B. Jede hat ihren eigenen Zweck in Ihrem Workflow, aber es gibt bestimmte Daten (nehmen wir an, in Spalte AD743), die in beiden identisch sein müssen. Sie aktualisieren Tabelle A, und jetzt müssen Sie sicherstellen, dass Tabelle B diese Änderung ohne erneute Eingabe der Daten widerspiegelt. Die gute Nachricht ist, dass Sie diese beiden Tabellen verknüpfen können!

Wichtige Überlegungen:

  • Netzwerkfreigaben: Beide Tabellenkalkulationen befinden sich auf separaten LAN-Freigaben.
  • Office-Versionen: Die Lösungen müssen für sowohl Office 2003 als auch Office 2007 funktionieren.
  • Datenbankpräferenz: Während eine Datenbank ideal sein kann, gibt es Einschränkungen, die diese Lösung verhindern, also konzentrieren wir uns auf Tabellenkalkulationen.

Die Lösung: Verknüpfung Ihrer Tabellenkalkulationen

Befolgen Sie diese einfachen Schritte, um einen Live-Link zwischen Ihren beiden Tabellenkalkulationen zu erstellen:

Schritt 1: Öffnen Sie beide Tabellenkalkulationen

  • Beginnen Sie damit, sowohl Tabelle A als auch Tabelle B auf demselben Computer zu öffnen, um den Verknüpfungsprozess zu erleichtern. So haben Sie Zugriff auf die erforderlichen Daten aus beiden Dateien.

Schritt 2: Navigieren Sie zur relevanten Zelle in Tabelle B

  • Gehen Sie zu Tabelle B und klicken Sie auf die Zelle, in der die verknüpften Daten erscheinen sollen. In unserem Beispiel gehen wir zu AD743.

Schritt 3: Starten Sie den Verknüpfungsprozess

  • Geben Sie ein Gleichheitszeichen = in die Zelle AD743 von Tabelle B ein. Dies teilt Excel mit, dass Sie eine Formel eingeben möchten.

Schritt 4: Referenzieren Sie die gewünschte Zelle in Tabelle A

  • Wechseln Sie jetzt zu Tabelle A und klicken Sie auf die Zelle AD743. Dadurch wird eine Referenz auf die Daten in Tabelle A hergestellt.

Schritt 5: Vervollständigen Sie die Formel

  • Drücken Sie Enter. Sie werden feststellen, dass die Formel in Tabelle B ungefähr so aussieht: 
    =[Pfad-zur-Datei+Dateiname].blattname!AD743
  • Diese Formel verknüpft die beiden Tabellenkalkulationen und verweist auf die spezifische Zelle in Tabelle A.

Schritt 6: Aktualisieren Sie die Verbindungseinstellungen

  • Wenn Sie Tabelle B später öffnen, werden Sie aufgefordert, die Links zu aktualisieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Netzwerkverbindung aktiv ist, damit die Aktualisierungen reibungslos funktionieren.
  • Denken Sie daran, wenn der Name oder der Pfad von Tabelle A geändert wird, wird der Link unterbrochen!

Fazit

Die Verknüpfung zweier Tabellenkalkulationen kann Ihre Effizienz erheblich steigern, indem sichergestellt wird, dass wichtige Daten in den Dokumenten konsistent bleiben. Während diese Methode eine umfassende Datenbank nicht ersetzen kann, ist sie eine praktische Lösung für diejenigen, die mit Office 2003 und Office 2007 arbeiten und Daten über mehrere Tabellenkalkulationen verwalten müssen. Durch Befolgen dieser einfachen Schritte können Sie einen Live-Link zwischen Ihren Dokumenten erstellen und veraltete Daten der Vergangenheit angehören lassen.

Jetzt können Sie sich mehr darauf konzentrieren, Ihre Daten zu analysieren, anstatt sie manuell zu aktualisieren! Wenn Sie diese Anleitung hilfreich fanden, teilen Sie sie gerne mit Kollegen oder jedem, der Hilfe mit seinen Office-Dokumenten benötigen könnte.